Mitarbeiterportfolio erstellen – Mitarbeiterdaten visualisieren:
Dimensionen, Informationen, Selektionskriterien
Das Mitarbeiterportfolio ist ein hervorragendes Instrument, um die von den Mitarbeitern erzielten Positionen in den beiden bedeutsamen Dimensionen zu visualisieren.
Zusätzlich ist es möglich, die für die jeweils anstehende Entscheidung besonders relevanten Informationen wie Alter, Geschlecht oder Entgelthöhe abzubilden.
Die Nutzung von Selektionskriterien schafft Übersichtlichkeit in den HR-Portfolios, indem sie die Menge der dargestellten Mitarbeiterdaten auf die in Rede stehende Mitarbeitergruppe beschränken.
Mitarbeiterportfolios mit Blick auf die Nutzung gestalten
Die Erstellung eines Mitarbeiterportfolios – bzw. von Mitarbeiterportfolios für verschiedene Bereiche des Unternehmens – setzt die Erhebung von Daten auf Mitarbeiterebene voraus. Dabei sind zu unterscheiden:
- Dimensionen (zwei)
Diese bestimmen den Standort des Mitarbeiters, dargestellt als Kreis. Im HR-Portfolio sind die Dimensionen üblicherweise das individuelle Potenzial und die Performance des Mitarbeiters. - Information (max. vier)
Es ist möglich, weitergehende Informationen in die Darstellung zu integrieren. Um die Übersichtlichkeit des Mitarbeiterportfolios nicht zu mindern, sind folgende Visualisierungen sinnvoll: Beschriftung sowie Variationen von Kreisgröße, Kreisflächenfarbe und Kreisrandfarbe. - Selektionskriterien (keine Beschränkung)
Mithilfe von Selektionskriterien wird für die Visualisierungen im HR-Portfolio eine Auswahl unter den insgesamt erhobenen Mitarbeiterdaten getroffen.
Potenzial und Performance
Bei Normalverteilung, die sicher nicht in jeder Unternehmenseinheit gegeben ist, werden für jede der beiden Dimensionen Potenzial und Performance etwa 20 Prozent der Mitarbeiter einen hohen Grad der Ausprägung aufweisen und weitere 20 Prozent eine geringe. Üblicherweise bildet das Gros der Belegschaft mit etwa 60 Prozent das Mittelfeld.
Die Interpretation von erstellten Datentabellen überfordert nicht selten selbst die zahlenaffinste Führungskraft. Hier hilft das Mitarbeiterportfolio. Es ist ein hervorragendes Instrument, um die von den Mitarbeitern erzielten Positionen in den beiden Dimensionen zu visualisieren. Mittels verschieden großer Kreise wird die jeweilige Mitarbeiterposition in dem Koordinatensystem wiedergegeben.
Es ist sinnvoll, das für die Darstellung des Personalportfolios die Form des Blasendiagramms zu wählen. Frei erhältliche Software zur Erstellung von Personalportfolios erlauben die Filterung nach jedem in der Datentabelle enthaltenen Selektionsmerkmal und ermöglicht, weitere Kennzeichnungsmöglichkeiten (Farbe, Kreisgröße, Farbe der Umrandung) als Zusatzinformationen einzubauen.
Als Information oder Selektionskriterium?
Als Informationen und Selektionsmerkmale werden üblicherweise Mitarbeiterdaten ergänzt, die im Personalmanagement vorliegen. Wird beispielsweise die Abteilung, in der der Mitarbeiters tätig ist, als Zusatzinformation integriert, erfolgt die Kennzeichnung wahlweise durch Variationen des Kreisdurchmessers, der Farbe der Kreisfläche oder der Kreisrandfarbe.
Bestimmt der Ersteller des Mitarbeiterportfolios die Abteilung jedoch als Selektionskriterium, kann er hieran orientiert die Darstellung filtern. Dann werden nur die Mitarbeiter der gewählten Abteilungen im Personalportfolio angezeigt. Sollen jedoch Vergleiche zwischen verschiedenen Abteilungen möglich sein, beispielsweise zwischen der Personalausstattung von Schicht A, B und C, sollte die Schichtzugehörigkeit als Zusatzinformationskriterium und als Selektionsmerkmal definiert werden.
Wird die Zugehörigkeit zu einer Business Unit als Zusatzinformations- und Selektionskriterium gewählt, bietet sich eine sinnvolle Verbindung von Personalportfolio und BCG-Portfolio (Dimensionen: Marktanteil / Marktwachstum) an: So kann angesichts des Mitarbeiterportfolios rechtzeitig und zweifelsfrei festgestellt werden, ob die Personalausstattung in strategisch relevanten Einheiten für die künftig zu erwartende Geschäftsentwicklung ausreicht. Es wird auch erkennbar, in welchen Geschäftsbereichen Potenzial- und Performanceträger komprimiert sind, ohne dass hier entsprechendes Marktwachstum erwartet wird.
Häufig eingesetzte Zusatzinformations- und Selektionskriterien sind beispielsweise Abteilungszugehörigkeit, Geschlecht, Schulabschluss, Funktion, Hierarchiestufe, Familienstand oder Unternehmenszugehörigkeit. Als besonders aufschlussreiche Merkmale gelten – je nach geplanter Nutzung des Personalportfolios – das Alter zur Vorbeugung von Wissensverlusten, die Entgeltgruppe zur Prüfung des Entgeltsystems oder der Grad der Fluktuationsneigung zur Ausrichtung von Mitarbeiterbindungsmaßnahmen.
Um mithilfe des Mitarbeiterportfolios zutreffende personalstrategische Entscheidungen treffen zu können, sind Normstrategien in das jeweilige Konzept integriert. Diese richten sich danach, welche Frage im Raum steht. Es wurden bereits Normstrategien entwickelt für die » optimale Personalausstattung und den » effizienten Maßnahmeneinsatz bei Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung.